Se você está cansado de fazer malabarismos com planilhas, notas e listas de tarefas, o Microsoft Lists é uma joia escondida no Microsoft 365 que pode revolucionar seu fluxo de trabalho. Não o confunda com apenas outro aplicativo de lista. Esta plataforma versátil permite que você organize tudo e qualquer coisa em sua área de trabalho ou até mesmo em seu telefone Android.
Desde modelos integrados que impulsionam seus projetos até integração perfeita com o Excel e recursos de automação robustos, o Lists está repleto de superpoderes para aumentar a produtividade.
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7 As listas têm muitos modelos para você começar
Como qualquer outra ferramenta de produtividade, o Microsoft Lists vem com modelos integrados. Afinal, iniciar um banco de dados do zero pode ser demorado e improdutivo. Se você deseja criar um rastreador de problemas, uma lista de integração de funcionários, um itinerário de eventos, um agendador de conteúdo, um planejador financeiro ou um rastreador de recrutamento, existe um modelo para iniciar uma lista rapidamente.
Os modelos de lista da Microsoft são totalmente personalizáveis. Você pode adicionar novas colunas, criar novas entradas e personalizar listas com todas as funções disponíveis. Dito isto, gostaria de ver mais modelos no futuro. A coleção geral ainda é pequena em comparação com Word, PowerPoint e Excel.
6 Flexibilidade é o nome do meio do Microsoft Lists
O Microsoft Lists oferece uma flexibilidade incrível quando se trata de criar listas. Você pode adicionar quantas colunas precisar aos seus projetos, como datas de vencimento, prioridades, membros atribuídos à equipe, status de progresso ou qualquer outra coisa que precisar.
Existem também vários tipos de colunas para escolher. Você pode ter campos de texto, campos numéricos, datas, menus suspensos, caixas de seleção sim/não e até colunas calculadas que calculam valores automaticamente. A melhor parte é que o Microsoft Lists vai além da visualização de lista básica. Você pode adicionar Quadro (perfeito para gerenciamento de projetos no estilo Kanban), Galeria (exibir seus itens visualmente) e visualizações de Calendário à sua lista.
Essa flexibilidade garante que suas listas não sejam apenas funcionais, mas também visualmente atraentes e fáceis de navegar.
5 Uma solução de produtividade repleta de recursos escondida à vista do plano
Embora o Microsoft Lists esteja em versão prévia, a gigante do software não economizou em recursos. Microsoft Lists oferece aplicativos nativos para Android e iOS. Você pode até instalar o aplicativo da web como um PWA (Progressive Web App) na área de trabalho.
Você pode filtrar itens por diferentes categorias, datas, valores e títulos. No geral, você não terá dificuldade em encontrar uma entrada relevante em um grande banco de dados. Como outros aplicativos do Microsoft 365, o Lists também oferece suporte à colaboração em tempo real com clientes e colegas, coautoria contínua e muito mais. Embora haja espaço para melhorias, a lista de recursos atual deve ser suficiente para um usuário médio começar.
4 A integração do Microsoft Excel dá um grande impulso às listas
Sendo uma oferta oficial da Microsoft, não estou surpreso com a integração suave do Lists com o Excel. A qualquer momento, você pode exportar sua lista em formato CSV, importá-la para o Microsoft Excel e começar a improvisar em seu banco de dados com uma variedade de funções, gráficos e tabelas dinâmicas.
Embora o Lists faça o trabalho perfeitamente, ainda não é páreo para softwares de planilhas complexos e avançados como o Excel. Se você deseja desbloquear mais funcionalidades, envie seu banco de dados para Excel.
3 Você pode compartilhar suas listas de forma segura com amigos e colegas
Como parte do ecossistema Microsoft 365, o Lists aproveita o OneDrive para sincronizar e compartilhar seus bancos de dados. Como sempre, você pode explorar todas as vantagens do OneDrive enquanto compartilha sua lista com outras pessoas. Ao clicar no ícone Compartilhar, certifique-se de abrir o menu avançado para poder definir uma senha e uma data de expiração para o link compartilhado.
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Essas ferramentas são úteis quando você planeja compartilhar um rastreador de despesas com uma pessoa querida ou um inventário de produtos com seus colegas de trabalho. Isso garante que sua lista não caia em mãos erradas.
2 Listas tem opções de automação robustas por meio de regras
A automação é onde o Microsoft Lists realmente brilha. É uma arma secreta para economizar tempo e aumentar a eficiência. Ao criar uma regra, você tem várias opções para acionar uma notificação no seu dispositivo. Por exemplo, quando uma coluna específica é atualizada (“Status” muda para “Concluído”), uma regra pode enviar automaticamente uma notificação ao editor ou gerente de projeto.
Da mesma forma, se uma data de vencimento estiver se aproximando ou um nível de prioridade for alterado, uma regra poderá acionar um e-mail de lembrete ou atualizar outra coluna. Se alguém excluir um item, o Lists poderá enviar uma notificação ao proprietário da lista ou criar uma cópia de backup em outra lista. As possibilidades são infinitas aqui.
1 Mais fácil de usar do que um banco de dados tradicional
A maioria das ferramentas de banco de dados são complexas e podem desencorajar muitos usuários casuais. O Microsoft Lists, por outro lado, é amigável e fácil de aprender. Até mesmo criar regras de automação é muito fácil. Você simplesmente define o evento acionador (“Quando uma coluna muda”) e a ação que deseja que aconteça (“Enviar uma notificação por e-mail”).
Use o Microsoft Lists para fazer mais com menos esforço
O Microsoft Lists é versátil e fácil de usar, e seus recursos poderosos o tornam uma ferramenta inestimável para indivíduos e pequenas equipes. As listas oferecem uma solução personalizável para atender a qualquer necessidade. Então, o que você está esperando? Abandone as planilhas desatualizadas e experimente as Listas da Microsoft. Enquanto estiver fazendo isso, não se esqueça de usar os aplicativos móveis do Lists.
