Melhores dicas e truques que uso para gerenciar minha caixa de entrada com eficiência

O Gmail é um serviço de e-mail popular, mas pode não ser o melhor para você. Suas desvantagens incluem caixas de entrada desorganizadas, suporte ruim para ferramentas de produtividade e recursos de acessibilidade insuficientes. O Outlook pode ser uma opção melhor se você usa produtos Microsoft. Sua integração com outros aplicativos do Microsoft Office, como Word, Excel e PowerPoint, simplifica seu fluxo de trabalho. Sua caixa de correio prioritária, chamada Focada, ajuda você a trabalhar em e-mails importantes enquanto filtra outros. Aqui estão as melhores dicas e truques do Outlook para melhorar seu jogo de e-mail, quer você use um Windows, Mac ou um dos principais Chromebooks.

Este guia inclui capturas de tela do aplicativo web do Outlook. As etapas podem variar um pouco para o aplicativo de desktop.

9 Use o Microsoft To Do para criar tarefas no Outlook

Organize-se e cumpra os prazos

O aplicativo To Do da Microsoft integra-se perfeitamente com outros aplicativos no ecossistema da Microsoft. Sinalizar uma mensagem no Outlook adiciona uma tarefa ao aplicativo To Do, facilitando o acompanhamento do trabalho. O Outlook tem um recurso bacana Meu dia aba no painel superior, que inclui Calendário e Para Fazer para gerenciar suas tarefas. Você pode arrastar e soltar e-mails na aba Meu Dia para adicionar uma tarefa automaticamente.

1. Clique no Meu dia ícone (simbolizado por um calendário com uma marca de seleção) na barra de ferramentas do Outlook.
2. Ele abre o Calendário e Pendência painéis.
3. Clique Pendência.

   

4. Arraste e solte seu e-mail para o Pendência aba no Adicionar como uma tarefa seção.

   

5. Arraste e solte o e-mail no Adicionar como um evento seção para adicioná-lo ao seu calendário.
6. Clique no nome para editar o nome da tarefa.

   

7. Clique com o botão direito do mouse na tarefa para obter mais opções de personalização.

   

8. As opções incluem Marcar como importante, Definir lembrete, Definir data de vencimento, Mover item na listae Excluir.

8 Agendar e-mails no Outlook

Garantir que cheguem aos destinatários no melhor momento possível

Se seus colegas de trabalho operam em fusos horários diferentes, programe seus e-mails para que eles cheguem aos destinatários durante o horário de trabalho deles. O Outlook mantém a mensagem na Caixa de Saída pelo tempo especificado após você enviar o e-mail.

1. Escreva seu e-mail e clique em ícone de seta para baixo.
2. Selecione Agendar envio.

   

3. Clique Hora personalizada.

   

4. Escolha a data e a hora.
5. Clique Enviar.

Se mudar de ideia e quiser enviar uma mensagem imediatamente, abra o e-mail no
Rascunhos
pasta. Clique no
ícone de lápis
e selecione
Enviar agora
.

7 Gerencie suas tarefas usando pastas

Elimine aquela pilha assustadora de e-mails

O Outlook permite que você crie pastas e subpastas para organizar e gerenciar sua caixa de entrada. Ele ajuda você a classificar seus e-mails e designar pastas dependendo do remetente, nome do projeto, prioridade ou outros fatores. Você pode arrastar e-mails para uma pasta para lidar com eles mais tarde. Mova o e-mail para fora depois de terminar a tarefa.

1. Clique no menu de estouro (o ícone de três pontos) ao lado Pastas no painel de navegação.
2. Selecione Criar nova pasta.

   

3. Dê um nome à sua pasta.
4. Clique Salvar.

   

5. Clique no menu de estouro ao lado da sua pasta para criar uma nova subpasta.

   

6. Clique Criar nova subpasta.

6 Crie regras para organizar sua caixa de entrada

Uma maneira eficaz de classificar e-mails

Mover e-mails para suas pastas e subpastas designadas reduz a desordem e organiza sua caixa de entrada. Você pode automatizar o processo atribuindo regras para mover e-mails com base em palavras-chave no corpo do e-mail, linha de assunto, nome do remetente, importância e muito mais. A regra informa ao Outlook como lidar com e-mails dependendo das condições de gatilho e ações correspondentes.

Veja como criar uma regra no Outlook:

1. Clique no Visualizar aba.
2. Escolher Ver configurações.

   

3. Clique Regras.
4. Escolher Adicionar nova regra.

   

5. Insira um nome para a regra.
6. Selecione uma condição em Adicionar uma condição campo.

   

7. Selecione uma ação em Adicionar uma ação campo.

   

8. Clique Adicionar uma exceção para criar uma exceção à regra.
9. Clique Salvar.

   

5 Use o recurso Varredura para limpar e-mails

Desobstrua sua caixa de entrada

Perspectivas Varrer opção exclui e-mails indesejados de remetentes específicos, ajudando você a manter uma caixa de entrada organizada. Você pode mover mensagens atuais ou futuras da pasta Caixa de entrada, manter o e-mail mais recente e mover o restante ou mover mensagens com mais de dez dias.

As regras de varredura do Outlook são executadas uma vez por dia. Você não pode usar o recurso para
E-mail Lixo
,
Rascunhos
,
Itens enviados
e
Itens Excluídos
pastas.

1. Selecione o e-mail que você deseja varrer.
2. Clique no menu de estouro na barra de menu.
3. Clique Varrer.

   

4. Escolha como você deseja gerenciar a mensagem.
5. Selecione para onde você deseja mover o e-mail.
6. Clique OK.

   

4 Priorize e-mails com rótulos de categoria

Simplifique seu fluxo de trabalho

O Outlook permite que você categorize seus e-mails para facilitar o gerenciamento da caixa de entrada. Você pode atribuir categorias com base na prioridade, tipo de projeto, tarefa ou remetente. Designe um nome e uma cor para torná-los mais fáceis de localizar.

1. Clique no menu de estouro na barra de menu.
2. Selecione Categorizar.

   

3. Escolher Nova categoria.
4. Digite um nome e escolha uma cor para o rótulo.
5. Clique Salvar.

3 Ignorar e-mails indesejados no Outlook

Mantenha sua caixa de entrada organizada

Ser adicionado a uma longa sequência de e-mails pode ser irritante. O recurso Ignorar do Outlook permite que você impeça que respostas futuras cheguem à sua caixa de entrada. Ele envia as mensagens para o seu Itens Excluídos pasta. Para usar o recurso, clique com o botão direito do mouse em uma mensagem e clique em Ignorar.

2 Use atalhos de teclado no Outlook

Aumente sua eficiência

Usar atalhos de teclado no Outlook ajuda você a economizar tempo e limpa sua caixa de entrada mais rápido. Pressione Shift + ? para ver a lista de atalhos de teclado.

Aqui estão alguns dos nossos atalhos de teclado favoritos no Outlook:

1 Usar suplementos do Outlook

Aproveite mais o aplicativo

Você pode aumentar sua produtividade instalando add-ins para o Outlook. Veja como obtê-lo na Microsoft Office Store:

1. Acesse a Office Store no seu navegador.
2. Digite o nome do aplicativo na barra de pesquisa.
3. Clique Compre agora sob o aplicativo.

   

Aproveite ao máximo o Outlook

O Outlook oferece vários benefícios, incluindo integração perfeita com produtos da Microsoft e uma caixa de entrada menos desorganizada. Com as dicas deste guia, você pode turbinar sua experiência de e-mail e gerenciar melhor sua caixa de entrada. Embora o Outlook tenha um Editor integrado para verificações gramaticais e ortográficas, você pode adicionar o Grammarly para sugestões mais avançadas. Se você usa o Google Agenda para uso doméstico, pode mesclá-lo com o Calendário do Outlook para sincronizar seus dados.