Tudo o que você precisa saber sobre o aplicativo

A Microsoft oferece soluções para a maioria dos problemas organizacionais, e o aplicativo Lists da gigante da tecnologia faz parte dessa solução. A ferramenta de gerenciamento de informações é uma plataforma fácil de usar e focada na colaboração. Você pode usá-lo para criar tarefas, acompanhar eventos e planejar estratégias de mídia social, entre outras possibilidades. O Lists faz parte do Microsoft 365, um serviço de assinatura que inclui outros aplicativos como OneNote e Editor, e pode ser usado em todo o ecossistema da Microsoft, incluindo o Surface Duo.

O que exatamente é uma lista?

Uma lista é um local onde você coleta dados e informações. Pense nisso como uma versão elevada de uma planilha, com mais estrutura e recursos integrados que facilitam o compartilhamento com outras pessoas.

Em um ambiente de trabalho, cada projeto provavelmente tem sua própria lista. Dentro de cada lista, você pode definir tarefas e personalizá-las com colunas. Essas colunas são compostas por valores importantes para sua lista e podem ser classificadas, agrupadas ou filtradas para facilitar o processamento das informações. Existem vários tipos diferentes de colunas para escolher.

A primeira opção é Texto. Aqui, você escolhe a quantidade de dados que deseja incluir em sua coluna. Você pode selecionar um Linha única de texto para coletar uma pequena quantidade de informações, como nomes e sobrenomes. Você pode optar por Várias linhas de texto para adicionar algo mais prolixo, como a descrição de um item. Esta opção armazena milhares de caracteres.

Você também pode criar uma coluna com o Escolha opção. Isso permite que outros usuários selecionem uma resposta de uma lista predeterminada fornecida por você. Segundo a Microsoft, essa é uma ótima opção para garantir que os dados daquela coluna sejam consistentes, pois permite ter controle sobre a resposta. Você também pode permitir que os usuários adicionem uma resposta personalizada se as listadas não se aplicarem.

Outra opção de coluna é Sim/Não. Isso aparece como uma caixa de seleção, com uma marca indicando sim e uma caixa vazia indicando não. Você pode usar informações coletadas nesse tipo de coluna em cálculos de outras colunas, como sim tem o valor de um e não tem um valor zero.

Os tipos de colunas que você usa serão específicos do motivo pelo qual você está criando essa lista. Esse raciocínio também influencia o tipo de modelo que você usa. A Microsoft oferece mais de uma dúzia de opções. Escolha o Rastreador de problemas modelo para rastrear e resolver problemas. Escolha o Itinerário do evento modelo para organizar os detalhes de suas próximas festividades em um só lugar.

Se nada disso se adequar ao seu escopo, o aplicativo permite que você crie algo personalizado. Você também pode replicar seu modelo personalizado para outras listas novas que criar. Fazer isso copia a formatação sem transferir o conteúdo.

As Listas da Microsoft também permitem criar uma nova lista a partir de uma planilha existente. Mas para fazer isso, você deve garantir que se trata de um documento Excel e que as informações estão formatadas como uma tabela.

As origens das listas da Microsoft e suas atualizações recentes

A Microsoft anunciou o aplicativo durante o evento Build em 2020. Não é um aplicativo que a empresa criou do zero. É uma evolução das Listas do SharePoint, que já existem há muito tempo. O SharePoint ajuda as organizações a criar sites com segurança. Seu recurso de lista ajuda as organizações a gerenciar seu conteúdo e colaborar com outras pessoas.

Listas da Microsoft e listas do SharePoint são aplicativos separados. Embora ambos ofereçam a mesma funcionalidade, a diferença se resume a algumas coisas. Por um lado, o Microsoft Lists é seu próprio aplicativo. Para acessar uma lista no SharePoint, você navegará pelo site específico da plataforma. As Listas da Microsoft são mais acessíveis e você pode acessar e gerenciar essas listas no banco de dados do Microsoft 365, incluindo o Microsoft Teams.

A empresa lançou várias atualizações no ano passado. Ele introduziu o Formulários, oferecendo uma opção integrada para coleta de dados. Este recurso é semelhante ao Formulários Google, pois permite coletar informações de outras pessoas. Quando os usuários enviam uma resposta em um formulário, os dados são traduzidos para um novo item da sua lista, ajudando você a traduzir as informações.

Este recurso não substitui outros aplicativos da Microsoft que coletam informações de maneira semelhante, como Microsoft Forms ou Power Apps. “Todas as integrações anteriores ainda existem, para configurar e personalizar ainda mais suas listas, para determinados cenários, como alcançar públicos anônimos, apresentar várias fontes de dados em uma visualização e adicionar lógica/fluxo de negócios rico”, escreveu a empresa em uma postagem no blog.

Outros recursos introduzidos desde o lançamento da plataforma em 2020 incluem adicionar classificações a uma lista, arrastar ou colar imagens e alternar visualizações clicando nas guias associadas.

As visualizações são formas de organizar e filtrar informações. Além da opção padrão de visualizar o conteúdo como uma lista, você pode visualizá-lo em um calendário, galeria ou quadro.

Microsoft Lists se destaca entre seus concorrentes

O Microsoft Lists não é a única plataforma organizacional. Por que escolhê-lo em vez de uma das muitas alternativas? Airtable, Monday.com e Google Tables são algumas opções. A Microsoft também oferece opções semelhantes em sua bandeira, como o Microsoft Planner.

Uma coisa que diferencia o Microsoft Lists é a capacidade da plataforma de conciliar vários pontos de vista simultaneamente em um layout agradável. Ele permite que você acompanhe seu projeto, transmita mensagens e visualize tudo o que está acontecendo em um só lugar.

Além disso, possui ferramentas que outras plataformas não possuem. Isso inclui a capacidade de configurar notificações específicas por meio de regras. Esta função funciona com condições if-then. Você pode configurar uma condição que acione uma regra e escolha a ação que deseja que ela execute. Por exemplo, você pode ser notificado quando um usuário conclui uma tarefa em uma coluna especificada. As regras não são específicas para notificações e podem ser usadas para outras tarefas específicas da sua lista.

A desvantagem das listas da Microsoft

Uma desvantagem desta ferramenta é o preço. Faz parte do Microsoft 365, então você pagará uma taxa de assinatura mensal para acessá-lo. Existem maneiras de contornar isso. Se você fizer parte de uma organização profissional, sua empresa poderá pagar por uma assinatura. O mesmo se aplica aos estudantes, que devem verificar se as suas escolas oferecem este serviço (que poderá estar incluído nas propinas).

O lado bom é que você não paga apenas por esse aplicativo. Você pagará por todo o conjunto de ferramentas e aplicativos que acompanham o Microsoft 365.

Leve sua lista em qualquer lugar

O Microsoft Lists é um ótimo aplicativo para se manter organizado em um ambiente profissional ou para eventos pessoais, como casamentos ou viagens pelo país. Para ter acesso fácil, baixe o aplicativo Listas em seu dispositivo, como o Pixel 9 Pro Fold.